Table of contents
Übersicht über Dateiformate
Anleitung zum Erstellen von PDF/A
Aus einer Word- oder PowerPoint-Datei
Aus einer PDF-Datei
Dateien benennen
Empfohlene Dateiformate
Da sich Programme und Dateiformate laufend verändern, können alte Dateieformate nicht mehr gelesen werden. Im IRF gibt es keine Beschränkung auf bestimmte Dateiformate. Um die Qualitätskriterien der FHNW sowie die international gültigen Standards einzuhalten, empfiehlt es sich jedoch, nur für die Langzeitarchivierung geeignete Dateiformate zu verwenden. Diese Dateiformate erlauben voraussichtlich eine Nutzung auch noch in mehr als 10 Jahren. Sie finden sie in der Tabelle unten in der Spalte "Archivtaugliche Dateiformate".
Da Forschungsdaten nicht im IRF hinterlegt werden können, finden sich in der Tabelle keine Empfehlungen zu Dateiformaten für Forschungsdaten.
Folgende Tabelle gibt eine nicht abschliessende Übersicht über Dateiformate (basierend auf dem Handbuch der ETH Research Collection):
Dateiart | Archivtaugliche (=geeignete) Dateiformate | Bedingt geeignete Dateiformate | Nicht archivtaugliche Dateiformate |
Text |
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Grafiken |
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Video |
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Konkret bedeutet dies, dass Sie insbesondere Ihre Word- und Powerpoint-Dateien immer in PDF/A-Dateien konvertieren sowie PDFs als PDF/A-Dateien speichern sollten, bevor Sie sie ins IRF hochladen. PDF/A ist ein ISO-Standard für die Archivierung von Dokumenten.
Achten Sie zudem darauf, dass die Dateiendung (z.B. .pdf) mit dem tatsächlichen Dateiformat konsistent ist.
1. Datei in Word bzw. PowerPoint öffnen
2. Menü Datei -> Speichern unter
3. Dateityp PDF (*.pdf) auswählen
4. "Mehr Optionen" wählen -> Button "Optionen" -> Häkchen setzen bei PDF-A -> OK -> Speichern
5. Überprüfen Sie die neu erstellte PDF/A-Datei auf Konvertierfehler. Achten Sie insbesondere auf spezielle Schriften, Links, Formeln und Vektorgrafiken.
1. PDF mit Adobe Acrobat Pro DC öffnen (zur Installation von Adobe Acrobat Pro: Adobe Creative Cloud)
2. Werkzeuge -> Schützen und standardisieren: PDF-Standards anklicken
3. Im rechts erscheinenden Bereich "Als PDF/A speichern" -> Speichern
Um die Komptabilität der Datei mit verschiedenen Betriebssystemen zu gewährleisten, empfiehlt sich das Befolgen folgender Regeln für die Benennung von Dateien:
Verwenden Sie im Dateinamen nur Zahlen, Buchstaben, Unterstrich (_) und Bindestrich (-).
Vermeiden Sie im Dateinamen Sonderzeichen, Umlaute und diaktritische Zeichen.
published: Oct. 9, 2020, 2:06 p.m. Service: S0046 - Publikations- und Forschungsdatenbank (Institutional Repository | IRF)