Inhaltsverzeichnis
Wartungsvertrag öffnen oder erfassen
Einen Wartungsvertrag neu erstellen
Öffnen/Bearbeiten/Erfassen eines Wartungsvertrages
Register Stammdaten
Register Zeitparameter
Register Kostenparameter
Register Zuweisungen
Register Tickets
Register Dateien
Benachrichtigung
Siehe auch Best Practice - Wartungen und Inspektionen
Wartungsvertrag öffnen oder erfassen
Wartungsverträge werden in CAMPOS erfasst, verwaltet und den zugehörenden Equipments oder Equipmentgruppen zugewiesen.
Durch einen Klick auf das Menu Suchen gelangt man zu den Wartungsverträgen. Dort sind alle erfassten Wartungsverträge aufgelistet und neue Wartungsverträge können erfasst werden.
Alternativ kann das Menü auch über das Lupensymbol im Dialogfeld der Equipments oder Equipmentgruppen erreicht werden.
Im Dialogfenster Wartungsverträge gibt es die Möglichkeit, einen Vertrag zu Suchen (Suchfeld), zu Öffnen (1), einen Neuen Wartungsvertrag zu erstellen (2). Über Löschen (3) können Verträge archiviert werden.
Einen Wartungsvertrag neu erstellen
Nach einem Klick auf Neu öffnet sich ein Fenster mit folgender Eingabemaske:
Der Name der einzelnen Wartungsverträge setzt sich folgendermasse zusammen:
| <STANDORT-/SITZNUMMER>.<GEBÄUDENUMMER>.<BEZEICHNUNG VERTRAGSPARTNER/VERTRAGSGEGENSTAND> |
|---|
Dabei bedeutet:
| <STANDORT-/SITZNUMMER> | Nummer des betreffenden Standortes oder des Sitzes |
| <GEBÄUDENUMMER> | Nummer des betreffenden Gebäudes. Bei mehreren zutreffenden Gebäuden ist die Beizeichnung "00" zu verwenden |
| <BEZEICHNUNG VERTRAGSPARTNER/VERTRAGSGEGENSTAND> | Aussagekräftige Bezeichnung des Wartungsvertrages zur eindeutigen Identifizierung |
Beispiele:
- 101.056.Engie
- 211.01.Eco Analytics AG Gaswarntechnik
- 314.04.USV Anlage Schneider Electric
Die Definition ist Wartungsvertrag, die Facility kann aus der Liste ausgewählt werden. Die Facility ist abhängig vom Umfang der definierten Wartungen.
Öffnen/Bearbeiten/Erfassen eines Wartungsvertrages
Über die Buttons "Öffnen" (1) und "Neu" (2) wird das Dialogfeld für einen einzelnen Wartungsvertrag und die dazugehörenden Vertragsdetails zugänglich.
Register Stammdaten
- Vertragstyp : Auswahl als Lieferanten-Rahmenvertrag ermöglicht die Zuweisung weiterer Verträge als Subkontrakte im Attribut "Rahmenvertrag"
- Vertragstitel: (Obligatorische Eingabe) Bezeichnung gemäss Vorgaben
- Facility: (Obligatorische Eingabe) Unter Facility kann die Equipmentgruppe einem Geschoss, Gebäude oder einer Liegenschaft zugewiesen werden. Die Auswahl mehrerer Elemente ist nicht möglich.
- Vertragspartner: Die Vertragspartner werden vorab in Campos hinterlegt, sodass hier die passenden Informationen ausgewählt werden können. Die entsprechenden Datensätze werden im Artikel Kontakte erläutert.
- Vertragsnummer: (Obligatorische Eingabe) Vertragsnummer oder eindeutige Identifikation gemäss Vertrag.
- Verantwortlicher: (Obligatorische Eingabe) Die vertragsverantwortliche Person kann hier ausgewählt werden. Die auswählbaren Personen werden über den Systemadministrator mit der entsprechenden Berechtigung ausgestattet.
- Rahmenvertrag: Auswahl des dazugehörenden Rahmenvertrages, falls vorhanden. Der Rahmenvertrag muss vorgängig erfasst werden und im Attribut "Vertragstype" als Lieferanten-Rahmenvertrag gekennzeichnet sein.
- Checkbox "Vergabe nach Submission" und "Rückvergütung"
- Vertragsnehmer: Auswahl der zutreffenden FHNW-Kostenstelle mit Eingabe der Kostenstellennummer oder der Auswahl über das Lupensymbol
- Externer Vertragsnehmer : Sollte der erfasste Vertragsnehmer nicht eine interne Stelle sein, kann hier die entsprechende Anschrift ausgewählt werden. Die externen Vertragsnehmer werden vorab in Campos hinterlegt, sodass hier die passenden Informationen ausgewählt werden können. Die Datensätze werden durch die Campos-Administratoren verwaltet.
- Bemerkungen: Erlaubt weitere Informationen für einen einzelnen Wartungsvertrag zu erfassen.
Register Zeitparameter
- Vertrag aktiv: Auswählen, wenn Vertrag beidseitig unterzeichnet und als Dokument unter Dateien hinterlegt ist.
- Vertrag gekündigt: Auswählen, wenn Vertrag schriftlich gekündigt und Kündigungsschreiben unter Dateien hinterlegt ist.
- Abschlussdatum: Datum der Vereinbarung (Unterschriftsdatum)
- Startdatum: Beginn der Gültigkeit gemäss Vertrag oder Datum der letzten Unterschrift.
- Vereinbartes Enddatum: Datum, Ende der festen Vertragslaufzeit.
- Verlängerungsoption: Laufzeit der Vertragsverlängerung
- Max. Enddatum Verlängerungsoption: Datum Ende der festen Vertragslaufzeit + max. Laufzeit der Vertragsverlängerung
- Kündigungsfrist: Gemäss Angaben aus dem Vertrag Auswahl übernehmen
- Bezugspunkt der Kündigungsfrist auswählen
- Vorlaufzeit: Vorlaufzeit zur Mitteilung der Kündigungsmöglichkeit gemäss Kündigungsfrist
- Zusatzinfo Warnung: Ergänzende Angaben zur Standard Mitteilung bei Kündigungsmöglichkeit
Register Kostenparameter
- Währungskürzel
- Nettopreis (exkl. MwSt.) pro Jahr
- Zahlungsweise: Gemäss Angaben aus dem Vertrag Auswahl übernehmen oder Checkbox "Nach Aufwand verrechnet"
Register Zuweisungen
Diese Registerkarte zeigt alle dem jeweiligen Wartungsvertrag zugewiesenen Equipments und/oder Equipmentgruppen auf. Hier können die einzelnen Zuweisungen auch gelöscht werden.
Register Tickets
Hier können die vom Wartungsvertrag definierten Wartungs-Tasks festgelegt und definiert werden. Siehe Task und Tickets
Register Dateien
Diese Registerkarte dient zur Ablage des Wartungsvertrages und allfälligen weiteren Dokumenten im Zusammenhang mit dem Wartungsvertrag in digitaler Form. Siehe dazu Dateiablage
Benachrichtigung
Aufgrund der definierten Zeitparameter werden automatische Auftrags-Tickets und resultierend daraus auch E-Mails generiert, welche über eine notwendige Überprüfung eines Wartungsvertrages hinsichtlich der Kündbarkeit oder Verlängerung hinweisen.
Ein Vertag ist regulär gültig von "Startdatum" bis "vereinbartes Enddatum" in der Registerkarte "Zeitparameter". Anschliessend läuft er entweder aus oder es besteht die Möglichkeit den Vertrag zu kündigen. In beiden Fällen wird eine E-Mail mit der Aufforderung zur Überprüfung der Vertragsbestimmungen und einer allfälligen Fortführung des Vertrages versendet. Damit dies rechtzeitig erfolgen kann, ist die "Vorlaufzeit" und "Kündigungsfrist" massgebend. Die Summe daraus steuert die Anzahl Tage im Voraus für den Erhalt der E-Mail.
Wurde eine Verlängerungsoption definiert, so läuft der Vertrag über das vereinbarte Enddatum weiter und löst dann wiederum eine periodische E-Mail gemäss der Verlängerungsoption als definierter Intervall aus. Dieser Benachrichtigungsintervall wiederholt sich so lange, bis das "max. Enddatum Verlängerungsoption" erreicht wird. Ab diesem Zeitpunkt gilt der Vertrag als nicht mehr gültig und es werden keine E-Mails mehr verschickt.
Die Benachrichtigungen für den Hinweis der möglichen Kündigung, werden entweder basierend auf dem "Ende des Kalenderjahres" versendet oder jeweils gemäss dem Datum des Vertragsbeginns.
publiziert: 26. November 2018 11:12 Service: S0090 - Computer-Aided Facility Management (CAFM | Campos)