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Einladung von externen Benutzernden in Groups

Beschreibt wie externe Benutzer in 3 Schritten eingelden werden können

Einladung für externe Benutzende (Gäste)


Der Zugriff für Gästen auf die Collaboration Plattform der FHNW (Groups Inside) funktioniert neu über die SWITCH edu-ID. Die Umstellung hat am 11.12.2017 stattgefunden. Ab diesem Datum benötigen neue Gäste für den Zugriff auf Groups eine SWITCH edu-ID. Für den reibungslosen Einladungsprozess gibt es einen speziellen Wizard, welcher nun beschrieben wird.

Die bestehenden Gast-Accounts (guests.fhnw.ch) können nach wie vor verwendet werden. Sie werden aber in der nächsten Zeit (Q1 2018) aufgefordert, eine Migration vom bestehenden Gast-Account auf die SWITCH edu-ID durchzuführen.

Der zentrale Unterschied zum früheren Verfahren ist, dass externe Benutzer eingeladen werden müssen und der Account Erstellungsprozess an diese delegiert wird. Aus diesem Grund gibt es zwei Teile. Externe Personen welche eine Einladung erhalten haben können direkt im Teil 2 starten.

- Teil 1 : Mitarbeitende oder Studierende möchten eine externe Person in ihren Gruppenraum einladen

- Teil 2 : Externe Person bekommt eine Einladung für den Zugang auf Groups.


Mitarbeitende oder Studierende möchten eine externe Person einladen in Ihren Gruppenraum (Teil 1)

  • Der Einstiegspunkt ist immer noch der gleiche. Über die Gruppenraumeinstellungen kann via "Mitglieder verwalten" entweder direkt eine Berechtigung vergeben werden oder über die entsprechende SharePoint Gruppe (Beispiel: Lesende oder Mitwirkende)

  • Mit dem Klick auf "Externe Benutzer einladen" öffnet sich der Einladungsdialog.
  • Nun müssen Sie die Emailadresse der einzuladenden Person angeben. Zu beachten ist, dass keine @fhnw.ch, @students.fhnw.ch oder @mab-bs.ch Emailadressen verwendet werden dürfen. Ist die Emailadresse gültig, können die anderen Felder wie die SharePoint Berechtigungsgruppe ausgewählt werden und optional eine persönliche Nachricht angegeben werden, welche in der Einladung integriert wird.

  • Wenn die Option "Informiere mich, wenn der Benutzer die Einladung angenommen hat." aktiviert wird bekommen Sie eine Bestätigung sobald die externe Person sich das erste Mal angemeldet hat. Dies kann hilfreich sein, wenn man nicht genau weiss mit welche Emailadresse die externe Person die Einaldung bestätigen wird. Das Bestätigungsmail sieht wie folgt aus:


  • Mit dem Klick auf "Berechtigen" wird die Einladung versendet.


  • Wenn Sie keine weiteren externen Personen eingeladen wollen, schliessen Sie die Fenster mit "Schliessen" / respektive "Abbrechen". Die Einladung können Sie auf SharePoint noch nicht sehen. Aus diesem Grund erscheint die Person auch noch nicht in der angegeben SharePoint Berechtigungsgruppe. Sobald die eingeladene Person die Einladung abgeschlossen hat, erscheint die Person in der Berechtigungsgruppe. Siehe Beispiel unten:

 

Externe Person bekommt eine Einladung für den Zugang auf Groups (Teil 2)

  • Die eingeladene Person bekommt eine E-Mail mit den relevanten Informationen. Es gibt zwei Optionen. 
  • Option 1: Benutzer hat keine SWITCH edu-ID
    In diesem Fall klicken Sie auf den "erstellen" Link und werden direkt auf die Registrationsseite der SWITCH edu-ID Seite geleitet, wo Sie Ihre neue SWITCH edu-ID erstellen können.
  • Option 2: Sie haben bereits eine SWITCH edu-ID oder Sie möchten eine andere SWITCH edu-ID verwenden als in der Einladung angegeben wurde.
    Klicken Sie auf den zweiten Link "bestehende SWITCH edu-ID verwenden" und können direkt hier weitermachen.




Schritte für Option 1 - Erstellung einer neuen SWITCH edu-ID

  • Die Emailadresse, mit welcher Sie eingeladen wurden, ist bereits vorabgefüllt. Sie können diese aber auch anpassen. Nachdem Sie alle Angaben ausgefüllt haben und richtig gerechnet haben:-) wird Ihre SWITCH edu-ID erstellt.

 

  • Nachdem Sie auf "Benutzerkonto erstellen" geklickt haben, erscheint folgender Hinweis

 

  • Sie werden in Kürze ein Email mit dem Verifizierungslink erhalten.

  • Wenn die Verifizierung der neuen SWITCH edu-ID erfolgreich abgeschlossen ist, können Sie mit einem Klick auf "Weitere zum Dienst SWITCH edu-ID für FHNW" die Einladung abschliessen oder 25 Sekunden auf die automatische Weiterleitung warten.

  • Untenstehender Dialog informiert Sie, dass Sie sich mit dem Klick auf "Einladung abschliessen" zum ersten Mal mit Ihrer SWITCH edu-Id anmelden müssen, um die Einladung zu bestätigen.

  • Melden Sie sich nun mit Ihrer neuen SWITCH edu-ID an.

  • Anschliessend wird die Einladung verarbeitet und abgeschlossen.

  • Danach haben Sie Zugriff auf den entsprechenden Gruppenraum.

  • Wenn Sie Ihr Passwort ändern oder der Vor- oder Nachname anpassen müssen, können Sie dies direkt im der SWITCH edu-Id Portal machen. Den Link dazu finden Sie über die persönlichen Einstellungen, indem Sie auf Ihren Benutzernamen oben rechts auf "EduId Profil / Manage EduiID" klicken.

  • Wichtig ist, dass Sie beim Anmeldefenster "Switch edu-ID" wählen und nicht mehr "FHNW" wie früher mit Ihrem guest.fhnw.ch Account.